Les Enjeux et Apports de la Dématérialisation.
La Dématérialisation des Documents et des Processus est une source importante d'améliorations de l'efficacité des entreprises.
Les technologies associées à la Gestion de Contenu (ECM), à la Modélisation des processus (Workflow) et à l'Archivage Électronique (SAE) concourent à réduire les tâches à faibles valeurs ajoutées, améliorent la qualité des services, et participent aux respects des lois et réglementations (financières et fiscales). Nos missions consistent à fournir des réponses aux questions que se posent les entreprises:
- Quelles sont les obligations qui s'imposent aux entreprises et comment les respecter ?
- Quels sont les apports de la dématérialisation et comment les évaluer ?
- Comment intégrer les Technologies Documentaires au Système d'Information de l'Entreprise ?
Avec la publication de la Loi Sarbannes Oxley (SOX), aux États–Unis, depuis les affaires l'ayant justifiée, l'Europe avec Bâle II et la France avec la loi LSF et les récentes réglementations comptables et fiscales (Instruction DGI 13–L–1–06 et Articles 289 du CGI), les entreprises s'engagent par milliers dans une politique de mise en conformité réglementaire. Outre les exigences en matières comptables, financières, et fiscales, ces textes introduisent tous de nouvelles pratiques en matière documentaire, selon un principe consistant à garantir et assurer la traçabilité des opérations.
La dématérialisation des Documents et des Processus permet cette traçabilité :
- Par la formalisation et l'automatisation des processus, évitant ainsi les pratiques non conformes
- Par la conservation en toute sécurité des documents et des traces des opérations effectuées
La valeur probante des documents électroniques étant acquise (LOI 2000-230 du 13 mars 2000), les différentes réglementations précisent les conditions pratiques de mise en œuvre et en particulier les restrictions relatives aux factures.
Les apports de la dématérialisation sont directement liés à la constitution de Bases Documentaires de Référence. Uniques et partagées, elles permettent de fournir 'le Bon Document, au Bon Moment, à la Bonne Personne'. Avec pour avantages :
- Des gains opérationnels : Les documents sont des supports de communication et de collaboration. Pour chaque type de document, l'évaluation des gains consistera à relever et quantifier toutes les opérations manuelles effectuées, depuis la création du document jusqu'à son archivage : échange, circulation, édition, classement, recherche, duplication, ressaisie, … Ce travail entrepris par nos consultants, nécessite une investigation rigoureuse et une parfaite connaissance des processus d'entreprise.
- Une amélioration de la qualité des Services : La disponibilité immédiate d'un document, la connaissance instantanée de l'état d'avancement d'un dossier ou d'un formulaire, la restitution rapide d'une archive, valorisent le travail du personnel et l'efficacité d'une entreprise vis-à-vis de ses clients. La quantification de ces apports se mesure à la satisfaction client (Enquêtes) et au gain de temps apporté par l'adoption de ces nouveaux outils.
- Le respect des procédures et des réglementations : Les entreprises savent par expérience ce qu'elles encourent en cas de non-conformité ou simplement de perte de documents. Les enjeux (civil et pénal) et les sommes engagées sont souvent démesurés. La mission de nos consultants est de s'assurer que procédures et règlementations sont connues du client et applicables lors de la définition des processus et des règles de gestion.
Dans toutes les Entreprises, grandes ou petites (PME–PMI), la profusion des documents électroniques (produits, émis et reçus) et la multitude des outils informatiques, obligent à formaliser des procédures, canaliser les flux et consolider les fonds documentaires. La Gestion des Contenus de l'Entreprise relève maintenant d'une Stratégie d'évolution pour les Directions, et d'une Infrastructure GED intégrée au Système d'Informations.
Cette intégration s'appuie sur les principes et besoins suivants :
- Collecter les Documents générés par les ERP : Éditions Comptables et Financières, Commandes, Bon de Livraison … avec pour objectifs, la pérennité, la diffusion, la traçabilité, l'archivage des documents.
- Intégrer les fonctionnalités GED aux outils bureautiques et messagerie, afin que les Bases Documentaires constituent pour les utilisateurs le mode de classement naturel de leurs documents. Objectifs : classer, partager, alléger la messagerie.
Recourir éventuellement à un outil Groupware pour la collaboration entre les services (voir la notion de Basic Content Services introduite par le Gartner). - Exploiter la capacité des outils Workflow à intégrer les Données métiers – les Processus métiers – les Documents.
Les outils Workflow apportent des mécanismes de Collaboration et d'Intégration et évitent ainsi le développement de mécanismes complexes ou spécifiques entre les ERP et la GED.
