BNP Paribas - Traitements des Documents et Logistique


BNP Paribas
est un groupe de services financiers de premier plan en Europe, avec des positions fortes en Asie et une présence active aux Etats-Unis.

Pour l'activité BDDF (Banque De Détail France), OPUS Conseils a effectué ses missions auprès du département Traitement du Document et Logistique (TDL) qui a en charge les différents aspects traitement et logistique des documents avec, en particulier la gestion :

  • des courriers entrants à destination du Back-Office (plateforme de numérisation),
  • de l'éditique des courriers sortants destinés aux clients (imprimerie),
  • de la gestion des archives papier et électroniques.

Missions d'OPUS Conseils

OPUS Conseils a été mandaté par BNPP, depuis 2000, pour réaliser les missions et interventions suivantes  : 

 

ASSISTANCE MOA POUR LES PLATEFORMES DE NUMERISATION

Dès 2002, nous avons participé à la définition et la mise en oeuvre du dispositif de dématérialisation des cartons de signatures et du système de gestion électronique des documents pour le classement, la gestion et l’archivage des contrats informatiques, le suivi des factures, les engagements et règlements à la direction des budgets de SIG.

Cette plateforme de numérisation a été réalisée en application des recommandations de la Norme NF Z42-013 afin de s'assurer de la bonne fidélité des copies numériques.

Domaine d'Intervention d'OPUS Conseils : Analyse des besoins – Cahier des charges – Audit – Assistance à la conduite de projet.

Le projet initial portait sur la dématérialisation des cartons de signatures (7.000.000). Une première expérimentation met en évidence l'importance d'une démarche qualité riguoureuse pour l'ensemble de la chaîne à partir de la numérisation jusqu'à un archivage sécurisé. La mission a démontré l'apport et le coût de la mise en place de la norme NFZ42-013 et les conséquences pour l'architecture technique et les spécifications fonctionnelles. La mission d'OPUS Conseils a été d'assister la maîtrise d'ouvrage depuis l'étude jusqu'à la recette de la solution retenue.
 

LES FLUX COURRIERS ENTRANTS - PROJET VIRTUO

En 2005, le département TDL a lancé le projet VIRTUO pour la dématérialisation des flux courriers entrants à destination du Back-Office. La volumétrie particulièrement importante (3.000.000 documents par semaine) a nécessité le recours de plusieurs prestataires externes   

OPUS Conseils a participé en terme d'assistance auprès de la maîtrise d'ouvrage sur la définition du périmètre fonctionnel GED en charge du referencement et du classement des documents et des dossiers.

 

ARCHIVAGE ELECTRONIQUE - PROJET ELECTRA

En 2009, OPUS Conseils est intervenu auprès du département TDL pour évaluer la capacité, les coûts et les impacts de la mise en oeuvre d'un archivage électronique pour les fonds documentaires BDDF. Le bilan établi et les évaluations faites ont conduit TDL à lancer le projet ELECTRA en 2011 sur lequel OPUS Conseils assure, avec une équipe de 3 à 4 personnes, l'assistance MOA pour la définition des besoins et les spécifications Fonctionnelles.

Le projet ELECTRA et l'archivage électronique, en général, ont boulversé les architectures applicatives GED précédentes, qui ne permettaient pas de distinguer efficacement d'une part les environnements d'exploitation GED, et d'autre part les environnements de conservation et d'archivage à valeur probante.

L'archivage électronique ELECTRA est entrée en phase opérationnelle dès 2014, pour l'ensemble des flux éditiques clients.

 

HEBERGEMENT DES FONDS FORTIS & BANQUE DE BRETAGNE - PROJET ARCHIVWEB

Dans le cadre de la reprise des activités bancaires de Fortis Banque France (FBF) et Banque de Bretagne (BDB) par la BNP Paribas, la Direction "Banque de Détail France" (BDDF) a souhaité confier les archives électroniques de toute la production documentaire interne et externe à un prestataire disposant d'une infrastructure d'hébergement adaptée. La filiale ArkanSaaS d'OPUS Conseils a été chargée de mettre en place cet hébergement.

Les archives électroniques FBF et BDB
Les activités bancaires de Fortis Banque France (FBF) et de Banque de Bretagne (BDB) se sont dotées en 2007 d'une infrastructure pour collecter et archiver la totalité des éditions internes (états) et externes (relevés, lettres, IFU) générés électroniquement.

Le dispositif utilise les logiciels Document Direct et View Direct d’ASG pour collecter, convertir et mettre à disposition les documents auprès des utilisateurs internes des front-offices et des back-offices.
Les fonds documentaires, en Janvier 2011, représentent plus de 500.000 références de documents et éditions.

Lors de la reprise des activités Fortis Banque France par BNP Paribas, la Direction BDDF a décidé d'externaliser l'ensemble du dispositif d'archivage, et de recourir à une infrastructure d'hébergement adaptée et sécurisée. Les durées de conservation portent sur 10 ans.

Hébergement des archives électroniques avec ArkanSaaS
La mise en œuvre de cette opération a été confiée à OPUS Conseils, au travers des services d’ArkanSaaS.