Démarche projet GED et Archivage - Méthodologie

LES SPECIFICITES ATTACHEES A LA GESTION DES DOCUMENTS ET DES ARCHIVES ELECTRONIQUES

Depuis 1999 et la première version de la norme NF Z42-013, le domaine de la dématérialisation a notablement évolué, en intégrant les périmètres traditionnels de la GED, du workflow et de l’archivage avec une approche plus structurée, celle du « Records Management ».

Aujourd’hui l’approche via les principes du « Records Management » (RM ISO 15 489) conduit à structurer les réflexions (et l'expression des besoins) autour de l’élaboration d’une politique documentaire et d’archivage qui sera formalisée selon les 3 niveaux suivants :

  • Niveau – production et pratiques documentaires, formulation des exigences et des processus,
  • Niveau – périmètres et architecture fonctionnels pour la gestion documentaire et l’archivage,
  • Niveau – infrastructures de stockage et architectures techniques.


C’est une analyse et une démarche qui englobent ces 3 niveaux que nous nous proposons de décliner au cours de l’étude préalable afin d’aboutir à la définition et à l’évaluation d’un plan projet avec des étapes réalistes de mise en œuvre qui seront définies, dès lors que le dispositif cible GED Archivage aura été validé par tous les acteurs.

Le cycle de vie des documents traverse les 3 niveaux définis précédemment et englobe les étapes suivantes :

  • d'élaboration ou de recueil et de validation (classement)
  • d'usage courant auprès des Métiers, pour les besoins opérationnels
  • de conservation et d'archivage, pour les besoins et exigences légales ou règlementaires.

 

ASPECTS METHODOLOGIQUES POUR LA CONDUITE DES PROJETS DE DEMATERIALISATION

Les particularités de la gestion des documents conduisent à la mise en œuvre d’une méthodologie projet sachant prendre en compte les 3 niveaux de la politique documentaire et d’archivage impliquant une grande diversité de techniques et de solutions, en cohérence avec les 3 étapes du cycle de vie d’un document justifiant un formalisme strict.

La conduite des projets de dématérialisation nécessite, selon la norme RM ISO 15 489, une analyse approfondie en amont, des pratiques et des besoins documentaires, sous l’aspect des processus et des besoins métiers, mais également sous l’aspect des exigences légales et règlementaires qui s’attachent aux documents qu’ils soient papier ou électroniques en vue de formaliser les pratiques en matière d’Archivage électronique.

Sur la base des normes relatives au « Records Management », nous avons élaboré une démarche projet qui prend en compte les exigences opérationnelles des Métiers, ainsi que les exigences légales et règlementaires des archives, afin de pouvoir proposer aux MOA et MOE, une architecture technique et fonctionnelle qui intègre ces deux exigences, tout en faisant, par ailleurs, une distinction forte entre :

  • GED – réponse aux besoins opérationnels des métiers
  • Archivage – réponse aux exigences légales, règlementaires, contractuelles …

 

La méthodologie ci-dessus s’appuie sur le « cycle en V » traditionnel appliquée aux projets informatiques que nous avons enrichi d’un niveau d’analyse adapté aux spécificités des processus documentaires qui doivent être traités de manière approfondie avec les MOA et Métiers.

En particulier, les préconisations issues de l’étude préalable ciblent la définition des plans d’accompagnement et de déploiement. Les enjeux et les freins identifiés en amont du projet vont permettre d’élaborer un plan d’accompagnement qui sera adapté et réduira les sources / risques d’échecs.