Le 'référentiel des métadonnées documentaires' ou 'MDM appliqué au Records Management'

27/05/2013

Publication dans la News du Dirigeant de Newslead, par Jacques LERET

 

En matière informatique, la dualité entre "état de l'art" et "normalisation" ne progressent que si des outils et des solutions peuvent apporter une concrétisation des bonnes pratiques et des recommandations exposées dans ces normes.
 

<< Dualité identique entre recherche et expérimentation : Que serait la théorie de Copernic (héliocentrisme) sans les lunettes astronomiques et l'opiniâtreté de Galilée. >>

Il en est ainsi pour les principes du Records Management qui ont été introduits par la norme ISO 15.489 en 2003, et sont développés aujourd'hui au travers de la série de normes ISO 30.30X concernant la Gestion des Documents d'Activité (GDA). Comment mettre en œuvre les bonnes pratiques du Records Management sans des outils adaptés pour les concrétiser ?
 

Debra Logan, du Gartner Group constatait en Janvier 2010 : "What is Information Governance ? And Why is it So Hard ?" La réponse qu'elle propose tient à l'absence de responsabilité affectée à cette gouvernance, et pour diverses raisons :

  • Manque de prise de conscience au plus haut niveau de l'entreprise,
  • Nécessité d'une expression des bonnes pratiques et des enjeux, claires et simples,
  • Mise en oeuvre d'outils qui favorisent la prise de contrôle des informations.


La démarche proposée dans ce document, en réponse au Gartner Group, consiste à utiliser les outils de type MDM, Master Data Management, pour concrétiser une responsabilité attachée aux métadonnées, aux règles et aux exigences qui portent sur le cycle de vie des documents.

  • La première partie de ce document traite de la dualité données-documents au sein des entreprises, et comment les solutions MDM permettent d'urbaniser ces données.
  • La seconde partie reprend les principes du Records Management et les architectures fonctionnelles qui en découlent, en justifiant le partage des métadonnées qui conditionnent le cycle de vie des documents.
  • La dernière partie expose comment l'utilisation de Référentiel MDM dans le domaine documentaire permet d'affecter une responsabilité MOA pour gérer les métadonnées communes du Records Management.
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