Les clés de la dématérialisation

Les enjeux et apports de la dématérialisation ...

En 2010, Debra LOGAN (VP, Gartner Group) explique, dans un article qui fait référence, les clés de la gouvernance de l'information et les principes du Records Management que les entreprises devront mettre en application pour garantir et afficher une réelle "COMPLIANCE".  

En effet, la dématérialisation des documents et des processus ne se justifie pas seulement pour la conformité aux règles et exigences. C'est avant tout une source importante d'améliorations et d'efficacité pour les entreprises et une composante majeure de la Transformation Numérique.

Les technologies associées à la gestion de contenu (ECM), à la modélisation des processus (workflow) et à l'archivage électronique (SAE) concourent à réduire les tâches à faibles valeurs ajoutées, améliorent la qualité des services, et participent aux respects des lois et réglementations (financières et fiscales).

La diversité de ces aspects est l’une des particularités des projets de dématérialisation pour lesquelles nous avons développé les expertises nécessaires pour accompagner les évolutions des entreprises.

Nous développons, sommairement, les réponses aux principales interrogations que se posent les entreprises :


QUELLES SONT LES OBLIGATIONS, COMMENT LES RESPECTER ?  

Avec la publication de la loi Sarbannes Oxley (SOX), aux États–Unis, depuis les affaires l'ayant justifiée, l'Europe avec Bâle II et la France avec la loi LSF et les récentes réglementations comptables et fiscales (Instruction DGI 13–L–1–06 et Articles 289 du CGI), les entreprises doivent s’engager à une obligation de mise en conformité réglementaire. Outre les exigences en matières comptables, financières, et fiscales, ces réglementations introduisent de nouvelles pratiques en matière documentaire, selon le principe consistant à garantir et à assurer la traçabilité des activités des entreprises.

La dématérialisation des documents et des processus permet cette traçabilité :

  • Par la formalisation et l'automatisation des processus, évitant ainsi les pratiques non conforme,
  • Par la conservation en toute sécurité des documents et des traces des opérations effectuées.

La valeur probante des documents électroniques étant acquise (LOI 2000-230 du 13 mars 2000), les différentes réglementations précisent les conditions pratiques de mise en œuvre et ; par exemple, les obligations de signer électroniquement les échanges dématérialisés des factures.

Les normes viennent compléter ces nouvelles réglementations et fournir les bonnes pratiques pour garantir cette conformité. Voir notre page sur les règles et directives documentaires


QUELS SONT LES APPORTS, COMMENT LES EVALUER ?

Les apports de la dématérialisation sont directement liés à la constitution de bases documentaires de référence, uniques et partagées. Elles permettent de fournir "le bon document, au bon moment, à la bonne personne". Trois avantages s’en dégagent.

Des gains opérationnels : les documents sont des supports de communication et de collaboration. Pour chaque type de document, les gains attendus proviennent de l’adaptation des opérations documentaires effectuées tout au long du cycle de vie du document, depuis sa création jusqu’à son archivage : échange, circulation, édition, classement, recherche, duplication, ressaisie, … Cette adaptation des pratiques documentaires nécessite une investigation rigoureuse et une parfaite connaissance des processus d'entreprise.

Une amélioration de la qualité des services : la disponibilité immédiate d'un document, la connaissance instantanée de l'état d'avancement d'un dossier ou d'un formulaire, la restitution rapide d'une archive, sont autant d’éléments qui valorisent le travail du personnel et l'efficacité d'une entreprise vis-à-vis de ses clients. La quantification de ces apports se mesure à la satisfaction client et au gain de temps apporté par l'adoption de ces nouveaux outils.

Le respect des procédures et des réglementations : les risques de non-conformité encourus par les entreprises et simplement la perte de documents justifie la mise en œuvre de la dématérialisation. Les enjeux (civil et pénal) et les sommes engagées peuvent être démesurés. La mission de nos consultants est de s'assurer que procédures et règlementations sont connues du client et appliquées avec la redéfinition des processus et des règles de gestion.


COMMENT INTEGRER LA GESTION DOCUMENTAIRE AU S.I. ?

Dans toutes les entreprises, grandes ou petites, la profusion des documents électroniques (produits, émis et reçus) et la multitude des outils informatiques obligent à formaliser des procédures, canaliser les flux et consolider les fonds documentaires. La gestion des contenus de l'entreprise relève maintenant d'une stratégie d'évolution pour les directions, et justifie la mise en place d'une infrastructure GED intégrée au système d'informations, en tant que telle.

Cette intégration s'appuie sur les principes et besoins suivants :

Collecter les documents générés par les applications métiers et ERP : éditions comptables et financières, commandes, bon de livraison … avec pour objectif la capacité de tracer et de centraliser toutes les preuves des opérations effectuées par les Métiers.

Intégrer les fonctionnalités GED aux outils bureautiques et messagerie, afin que les bases documentaires constituent pour les utilisateurs le mode de classement naturel de leurs documents. Les objectifs sont de banaliser les opérations de classement et de partage, et ainsi d’alléger les échanges par messagerie et d’offrir un véritable environnement de collaboration.

Exploiter la capacité des outils de workflow à modéliser les processus métiers, et la circulation des documents nécessaire à la réalisation des tâches.


Les outils de workflow sont une approche judicieuse pour fournir des mécanismes de collaboration et d'intégration simple et éviter ainsi le développement d’applications complexes ou spécifiques.