Missions d'OPUS Conseils

Piloter les Projets de Dématérialisation et Mettre en oeuvre les Solutions

Notre activité consiste à Conduire et Piloter les Projets de Dématérialisation et à Mettre en oeuvre les Solutions de GED ou d'Archivage retenues par les Clients, depuis les études préalables, jusqu'à l'accompagnement et la conduite du changement.

Notre méthodologie de conduite de Projet s'appuie sur l'expérience de nos consultants et sur les bonnes pratiques édictées par les normes concernant la gestion documentaire, au sens large.

Lors de nos missions nous nous sommes aperçus que l’apport méthodologique était autant recherché par nos interlocuteurs que notre expertise. Pour chaque mission, nous proposons et validons, lors de la réunion de lancement, un contenu, des méthodes, nos idées et nos expériences, et une démarche adaptée. Cette méthodologie garantie une compréhension mutuelle et un bon achèvement du projet.

Nous couvrons plusieurs domaines d’activité, dont les banques, assurances, administrations et industries.

Nous accompagnons nos clients tout au long du cycle de vie de leurs projets de gestion documentaire, depuis les études préalables jusqu'à la mise en place d'une solution, en passant par les expressions de besoin, les cahiers des charges, le choix de la solution, son déploiement, et la conduite des projets.

LES ÉTUDES PREALABLES, EN AMONT DES PROJETS 

  • Études d'opportunités ou de faisabilité

Identifier et justifier la dématérialisation des documents ou des archives par une analyse de l’existant et des besoins d’évolution, une évaluation des coûts, le calcul d'un retour sur investissement (ROI), et les impacts des nouvelles pratiques documentaires qui en découlent.
Les Directions disposent en fin de mission de toutes les informations leur permettant de décider de lancer ou non leur projet de dématérialisation.

  • Analyse & Expression des besoins

Sur un périmètre identifié, étudier l'existant, recueillir les besoins, proposer des solutions, donner des orientations, identifier les risques, prouver la rentabilité du projet.
Cette attention portée à l’analyse des pratiques actuelles a pour seul objectif d’identifier et de proposer de nouvelles pratiques documentaires parfaitement adaptées et accessibles : l’enjeu étant de faciliter les étapes successives de la conduite du changement.

  • Cahier des charges & Dépouillement des offres

Suite à l'analyse des besoins, élaborer un cahier des charges (fonctionnel, technique, opérationnel), organiser une consultation, faire une étude budgétaire, exposer l'étude des risques, dépouiller et analyser les réponses des soumissionnaires et faire un rapport de synthèse afin d’aider à la sélection de l'offre la plus conforme aux besoins.
L’effort dépensée dans la consultation doit permettre de transmettre les besoins clés du client aux fournisseurs afin d’obtenir les réponses les plus adaptées.

  • Diagnostics & Audit

Intervenir sur un besoin d'amélioration non identifié, proposer un diagnostic court touchant les différents services de l'entreprise relatifs à la gestion documentaire.
Il peut être utile d’exprimer un diagnostic pour mettre clairement en évidence les aspects critiques et défaillants d’un dispositif de gestion documentaire sous la forme d’un diagnostic et d’exprimer les principales recommandations pour le faire évoluer.

  • Conduite du changement

Accompagner le changement dans l’entreprise pour faciliter l’adoption et la maîtrise par les utilisateurs finaux des nouvelles procédures, des nouveaux outils, des nouvelles pratiques documentaires…
La conduite du changement s’illustre par l’organisation d’actions de communication, de formation, de documentation, … et une écoute approfondie auprès des utilisateurs pour garantir leur approbation du projet.

  • Formation

Aborder un domaine tels que les archives, l’ECM, le workflow…, exposer le contexte légal et normatif, fournir aux entreprises les clés de compréhension et d'analyse afin de mettre en place l'organisation nécessaire à leur développement.
Il est essentiel de préconiser et propager les règles et les bonnes pratiques en matière de gestion documentaire et archivage, en particulier dans un contexte qui a beaucoup évolué depuis la reconnaissance légale de la valeur probante du document électronique (2000).
 


L'ASSISTANCE ET LA CONDUITE DES PROJETS

  • Assistance à la Maîtrise d'Ouvrage (AMOA)

Auprès du chef de projet MOA et des utilisateurs, apporter une expertise métier tout au long des phases de spécifications, de mise en œuvre de la solution pour l’élaboration des plans de recette fonctionnelles et métiers et pour l’application du plan de conduite du changement.
Notre expertise et notre méthodologie projet viennent en appui du chef de projet client pour que tous les aspects du projet soient totalement maîtrisés.

  • Assistance à la Maîtrise d'Œuvre (AMOE) & Intégration de solutions documentaires

Auprès du chef de projet informatique, aider au pilotage de projet et à la prise en charge des aspects techniques et fonctionnels liés à la configuration ou à l'intégration des solutions.
Notre expertise des solutions et des technologies viennent en appui du chef de projet MOE pour que tous les aspects du projet soient résolus.

  • Dématérialisation des documents / des archives

Gérer le cycle de vie des documents, étudier l'environnement juridique de l'activité, analyser les circuits d'information, proposer les étapes des processus et les nouvelles pratiques documentaires.
La mission s’attache à identifier les fonds documentaires pouvant être dématérialisés, à définir les processus de collecte et d'archivage, à relever les typologies, les durées de conservation et les sorts finaux, à rédiger un cahier des charges afin de sélectionner une solution de gestion électronique des documents et/ou des archives, à conduire la mise en œuvre de la solution en relation avec la Direction informatique.
L’objectif est d’adresser l’ensemble des processus documentaires selon les principes du Records Management (ISO 15 489) : maîtriser le cycle de vie des documents et identifier dès leur création ce que seront leur sort final.

  • Mise en place d’une GED/ECM, SAE

Etudier l'architecture, assurer la pérennité des documents et la recherche documentaire (indexation), étudier l’opportunité d’un outil de LAD/RAD, identifier les fonctionnalités de collaboration et processus documentaires nécessaires (Workflow), et, au final, présenter et choisir les solutions.
Notre expertise des solutions GED et SAE du marché nous permet de prendre en charge et d’accompagner les MOA/MOE dans leur mise en œuvre.

  • Réorganisation & Informatisation des Archives traditionnelles

Faire l'inventaire des archives, définir un plan de classement et les procédures, rédiger un cahier des charges afin d’aider à la sélection d’une solution GIA (Gestion Informatisée des Archives), conduire la mise en œuvre de la solution en relation avec les archives centrales et les correspondants archives.
Notre expertise de l’archivage adresse toutes les archives selon une approche globale et commune afin d’appliquer des pratiques similaires aux archives traditionnelles et aux archives électroniques, conformes aux principes de la norme ISO 15 489 du Records Management.
 

DANS LE CADRE DU CONTEXTE REGLEMENTAIRE

  • Audit de conformité à la norme Z42-013

Étudier et analyser, selon un protocole, l'application d'une norme ou d’une réglementation, sur un système existant et formuler les recommandations et évolutions nécessaires (non-conformité).

Dès 2000, nous avons développé une expertise autour de la norme NF Z42-013 et des dispositifs d'archivage. Des formations sont données chaque année par OPUS Conseils sur ce sujet afin de fixer les principes, les méthodes et les solutions pour l'archivage électroniques.

En tant qu'ancien Auditeur AFAQ (ISO 9000), nous avons également mis au point une procédure d'audit et élaboré un questionnaire sur la base de la norme NF Z42-013 version Mars 2009, afin d'évaluer le niveau de conformité d'un dispositif d'archivage.

AFNOR Services a mis en place début 2013, une certification des dispositifs d'archivage avec le label NF461.
 

OPUS CONSEILS PARTICIPE AUX TRAVAUX DE NORMALISATION

Pour la conduite de nos missions, nous sommes en permanence, à l'écoute des normes, des lois, des nouvelles technologies de l'informatique et de la communication (NTIC), aux évolutions du marché et des offres des principaux acteurs (éditeurs et intégrateurs).

Nous participons également à des groupes de travail avec les acteurs majeurs du domaine : APROGED, ADBS, FNTC, AAF …

                

Pour la réalisation de ces missions, nous intervenons dans tous les domaines relatifs au document avec prise en compte des dispositions légales, en relation avec nos partenaires, avocats et conseils spécialisés, si nécessaire.