Règles et directives documentaires

Notre approche méthodologique de la dématérialisation s'appuie sur le cycle de vie des documents, cher au Records Management (normes ISO 15.489 et ISO 30.30X).

Cette notion de "cycle de vie" introduit un cadre général pour distinguer les principaux périmètres fonctionnels et implicitement identifier les meilleures technologies et solutions pour répondre à chacun des besoins fonctionnels et opérationnels qui se présentent tout au long de ce cycle de vie.

Cette démarche permet en particulier d’introduire une distinction fondamentale entre le périmètre fonctionnel de la Gestion Electronique de Documents (GED) et le périmètre fonctionnel du Système d’Archivage Electronique (SAE).

Selon cette démarche, la GED répond aux besoins opérationnels quotidiens des métiers, alors que le SAE répond strictement et uniquement aux besoins de pérennité et de conservation des archives (preuves & traçabilité).


LE CYCLE DE VIE DES DOCUMENTS

Le cycle de vie des documents désigne les 3 grandes périodes qui se succèdent pour tout document : sa production ou collecte, son utilisation courante et opérationnelle, son archivage. Les règles de l’archivistique traditionnelles désignent les 2 dernières périodes comme archives courantes et archives intermédiaires ; les archives définitives (historiques) constituant l’ultime période de la vie des archives. Identifier ces périodes permet de structurer les besoins et de retenir les solutions adaptées à chacune des phases.

Cette démarche permet de construire et de mettre en œuvre une infrastructure documentaire globale.

PERIMETRES FONCTIONNELS ET TECHNOLOGIES

Aux 3 périodes du cycle de vie, correspondent des périmètres fonctionnels distincts et des technologies différentes : collaboration, GED, gestion des archives, workflow. La gestion de contenu en entreprise, ou ECM (Enterprise Content Management) regroupe la plupart de ces technologies. Pour l'essentiel :

La gestion collaborative identifie l'ensemble des fonctions collaboratrices qui permettent à un groupe de personnes de produire et de partager des documents. Les documents, une fois validés, sont mis à disposition des utilisateurs dans la GED et conservés dans un SAE, si nécessaire.

La GED (Gestion Electronique des Documents) couvre l'ensemble des fonctionnalités utiles et nécessaires à l'exploitation courante des documents électroniques reçus et produits par l’entreprise, dans leurs activités. Elle apporte des fonctionnalités de gestion de version, d'indexation, de classement et de recherche. La bonne information (version) est restituée à l'utilisateur suite à une recherche qui permet sa consultation ou sa réutilisation (création d'une nouvelle version) selon la gestion des droits associée au document. Son essence est de recueillir toutes les informations de l'entreprise et de leur apporter une valeur collective.

Le Records Management ou gestion électronique des archives désigne les fonctions dites archivistiques pour assurer la préservation à long terme des documents. L'apparition de normes et de lois propres aux archives et l'implication des archivistes dans le domaine des données électroniques ont favorisé la naissance de produits spécialisés dans l’archivage électronique. Actuellement les périmètres des produits de GED et d'archivage sont bien séparés et permettent, chacun, d'optimiser la gestion des documents électroniques qui leur sont confiés.

Le workflow assure la circulation des documents selon les procédures établies (processus documentaires ou métiers), dans le cadre de projets de collaboration, d'administration ou de production. Il garantit le suivi des traitements et fournit des tableaux de bord pour s'assurer du bon déroulement des opérations. De plus, il optimise la charge de travail des acteurs, en fonction des priorités et les délivre des tâches à faible valeur ajoutée. Les actions sont tracées dans des historiques versés dans les logiciels de GED et de SAE.


La connaissance de ces technologies et l'utilisation des périmètres fonctionnels constitue notre domaine d’expertise utile lors des études préalables :

  • Pour le recueil et l'analyse des besoins,
  • Pour la définition de l'architecture cible et la recherche des solutions.

DEMATERIALISER EN RESPECTANT LES NORMES ...

Les normes constituent le référentiel des recommandations et des bonnes pratiques et servent de base pour garantir la conformité des dispositifs et pour élaborer les certifications.

Depuis 2000, de nombreuses normes nationales et internationales concernant la gestion documentaire ont été produites, et plus particulièrement, pour l’archivage électronique.

Trois normes, aujourd’hui, portent l’essentiel du contexte normatif international pour l’archivage électronique.

 

Les normes nationales et internationales visent à garantir la pérennité nécessaire aux documents et solutions.

Les principales normes d’archivage électronique appliquées en France :

AFNOR NF Z42-013 :
Depuis 1999, date de la première édition, cette norme a introduit un débat, largement dépassé, avec l'importance prise par les exigences de mise en conformité des entreprises et l'urgence de constituer des archives. Elle introduit un ensemble de bonnes pratiques (recommandations) en matière de gestion électronique de documents, utiles et nécessaires pour constituer des archives. En revanche, elle ne fournit pas de description d'une architecture cible pour un SAE.

Records Management ISO 15-489 :
Cette norme est essentielle pour l'apport méthodologique qu'elle introduit en matière de Record Management, la gestion des archives aussi bien électroniques que traditionnelles. Elle fournit les étapes du projet SAE et les sujets ou thèmes techniques à aborder.

OAIS ISO 14-721 :
Cette norme est le seul document décrivant de manière précise et technique un système exclusivement destiné aux archives et à la préservation numérique des documents et des données. De nombreux logiciels libres ont été produits sur la base des spécifications de cette norme.