Révision de la norme ISO 15.489 concernant le Records Management

10/02/2015

La révision en cours de la norme ISO 15489-1 sur le Records Management introduit des évolutions notables.

Elle marque en particulier la fin des ambiguités entre "Records" et "Archives" en elargissant son approche au-delà de la seule question de la conservation ou de l'archivage des documents.

A propos du draft 15.489 - Part 1 proposé par l'AFNOR en enquête publique, nous retenons les points suivants :

  • Très forte convergence de cette version avec les normes ISO 30.30X qui généralisent l'approche du "Records Management" et lui donnent la dimension d'une norme de management, avec, dans le futur, une "certification" au même titre que pour l'ISO 9000.
  • Un renforcement de la notion de documents d'activité probants : "Le caractère probant des documents d'activité repose sur le fait qu'ils sont gérés par des systèmes documentaires fiables, sûrs, conformes, exhaustifs et systématiques".
  • Le rappel des caractéristiques attachées aux documents d'activité probants : authenticité, fiabilité, intégrité, exploitabilité.
  • Elle renforce également le principe de l'évaluation : L'évaluation associe la compréhension du contexte métier opérationnel et l'identification des exigences de preuve de l'activité métier qu'il convient de satisfaire au moyen des documents d'activité. Avec la détermination des processus attachés aux documents : les créer, les intégrer, fixer leur durée de conservation, ...

Par ailleurs, la notion de cycle de vie, très présente dans la version 2005, disparaît au profit de la notion de documents d'activité probants.

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